清潔用品供應商每月KPI點設？準時只是其中一項
月度商務檢討桌上，第一張卡只寫「96%準時」。物流同事把卡反轉，背面還有四宗缺件、兩次送貨資料不符和一項逾期改善。單一百分比容易令會議太早結束；清潔用品供應商KPI要把下單、確認、配送、文件、異常回應和改善結案串成一條服務鏈，並說清每個數字由誰記、分母包含甚麼。
桌卡一：準時要和完整放在一起
「準時」先定義承諾日期或時段來自哪份已確認文件，實際到達又取哪個時間點；「完整」則逐訂單核對正確SKU、容量、包裝單位和數量。只要貨車到閘便算準時，卻把欠貨留到另一次配送，未能反映場地何時真正取得可用物資。常用指標可寫成準時且完整交付訂單數除以到期訂單數，但定義必須配合雙方合約與流程。
分母要排除仍未到承諾日的訂單，並標示客戶自行改期、地址資料錯誤、極端天氣或雙方同意分批等例外，不能事後把不理想訂單悄悄移走。配送範圍、大型貨品及地區安排應以MasterBuy配送資訊和下單時確認為準；Blog不替平台承諾固定交期、免運門檻或所有地址同一服務。
先抽一張訂單，驗證公式能否重做
會議隨機抽出一宗訂單，從訂購確認、送貨單、收貨時間、實收件數到系統入庫逐項對回。如果採購報表寫完整，收貨異常表卻記少一箱，先修資料接口，不急於討論供應商排名。KPI可重做的標準是另一名同事用相同原始紀錄得到同一分類，而非投影片小數點看起來精準。
桌卡二至四：文件、包裝與預警各自計
第二張是批次與文件完整率。每個適用SKU預先列必需資料，例如原裝標籤、批號、送貨文件、現行SDS或獲同意的規格資料；收到多少個應有資料的項目，便形成分母。SDS不證明殺菌效能，測試報告亦不代替安全資料，文件KPI只回答指定文件有否在正確版本、語言和時限內提供。
第三張記包裝不符合：外箱濕、封口異常、凹桶、滲漏、錯標、容器不直立或運送固定不足，都以收貨時的相片、數量、SKU和批次作證。嚴重度要分開；一個表面摺痕與未知液體洩漏不能只算同樣「一宗」。需要完整隔離步驟可連到清潔劑凹桶或滲漏收貨流程，KPI則看發生率、回應和防止再發。
第四張是缺貨與變動預警。指標可以記供應方有多少次在雙方約定期限前通知供應短缺、包裝改動、文件更新或可能延誤，以及通知是否列受影響SKU、日期、數量和建議下一步。「提早通知」不是供應方可自行把替代品送來；任何替代仍要經用途、標籤、SDS、材質和現場流程審批。
事件數之外，加一欄暴露量
某月一宗破損若只送十桶，與一宗破損但送一千桶，比例意義不同；同樣，三宗遲交來自三張訂單或三百張訂單，也不能直接比較。桌卡同時列事件宗數、相關件數或訂單數、總暴露量和嚴重度，管理層才看得出是偶發、集中某SKU，還是隨業務量上升的持續偏差。
桌卡五：投訴回應不是一句「收到」
投訴KPI拆成首次確認、提供初步安全或隔離指示、索取完整資料、提出調查計劃、定期更新和最終結案。首次回應時間很快，不代表問題已解決；結案很快，也可能只是資料不足便關閉。每個時點按雙方服務要求計，並標明時計由甚麼事件開始、在等候哪一方資料時是否暫停。
採購方亦有責任交齊訂單、產品全名、SKU、批次、數量、相片、使用情境和聯絡人。資料不足造成的等待可獨立標記，不能全算入供應商延誤，也不應把責任完全推回前線。需要查詢商品或大量採購安排，可用聯絡頁提交資料；實際回覆和交易條款以個案確認為準。
桌卡六：替代品守的是審批，不是供貨數量
這張卡記未經批准替代宗數、資料齊全的候選提交通過率、審批所需雙方時間，以及獲批後現場文件是否同步。品牌相似、用途名稱接近或同樣印有百分比，都不代表產品等效。供應方的好表現是及早提供足以判斷的標籤、規格、SDS和變更理由，不是替客戶作安全決定。
如候選被拒，原因碼可分用途不符、材質資料不足、用量或工具改變、SDS缺失、測試聲稱不可對應、包裝不適合或試用未通過。拒絕並非一律扣分；供應商坦白資料缺口、沒有強行代換，反而是風險管理表現。採購前的通用評選框架可參考清潔供應商報價評分卡，月度KPI則聚焦合約開始後的實際履行。
桌卡七：改善完成率要驗效果
每項糾正或預防行動寫問題、根因證據、負責人、承諾日、實際完成日和效果覆核日。供應商交了一份新指引，只能表示輸出完成；下一批是否不再錯標、包裝有否承受運送、文件是否在收貨前到達，才是效果。逾期原因和暫行控制亦留在卡上，不用把日期改後製造「全部準時」。
改善完成率的分母只放當月到期行動，另列新開、未到期、逾期和等待驗證。長期問題不可每月換新編號令時鐘重置；同一根因反覆出現時，桌卡把歷史事件串起。相反，一宗高嚴重度事件即使首次出現，也可以觸發專項檢討，不必等趨勢變差才處理。
月度數據在指定截數日凍結，遲到文件以下月調整列呈現，並保留誰改過哪個分類。供應方可在會前查看與自己相關的原始事件清單，提出收貨時間、客戶改單或數量等事實異議；採購方再以文件裁定。這讓KPI可被質疑和修正，而不是由單方在會上公布一個無法重算的總分。
權重由業務風險來，不由模板派分
餐飲、辦公室、物業和小店對供應中斷、文件或包裝的影響不同，沒有一組放諸四海的KPI權重或合格線。公司先按關鍵SKU、替代難度、安全影響和服務要求決定哪些是門檻，哪些才可加權。未經批准替代或危險滲漏等事件，可能需要即時升級，不應被其他高分平均掩蓋。
評分亦要保留樣本量。供應商A本月只有一張訂單而全部準時，不能單憑100%便宣稱優於有百張訂單的供應商B。可展示最近月份、滾動趨勢、訂單數和重大事件註釋；新供應商則標明觀察期。若要比較雙來源策略，可延伸清潔用品雙供應商評估，不要把店內短期數據升級成市場排名。
季度覆核還要找指標被「做靚」的副作用：為守準時率而過早送到無人收貨、為降破損率而拆成更多配送、為縮短結案時間而把未完成投訴改名重開，都會把成本和風險轉去別處。桌卡加上前線工時、額外車次和重開案件註釋，讓局部高分不能掩蓋整段服務變差。
月會結束：每張卡只留下可執行決定
會議紀錄不寫「供應商需改善服務」便散會。每張桌卡留下下一步：修正哪個資料欄、哪宗事件要根因分析、哪份文件待更新、誰在何日前確認、哪個批次要觀察，以及下月用甚麼證據驗收。採購、收貨、使用部門和供應方各自認領，不把全部行動塞給單一窗口。
七張卡合起來，才回答供應關係是否可靠：貨有沒有在需要時完整到達、身份與文件是否可追、異常有沒有受控、替代是否經批准、問題是否真正不再出現。KPI用來改善服務和支援續約討論，不證明任何清潔用品的化學成分、製造品質、認證或功效；那些結論仍要由適用的產品文件和證據回答。
