學校清潔用品招標規格怎樣寫？避免只列品牌不列用途

草稿上只有一行：「供應某牌消毒劑或同等產品，數量二十箱。」校務處知道想買甚麼，投標者卻無法知道「同等」是同容量、同成分、同用途，還是同一個宣傳百分比；評審時亦只能憑品牌熟悉程度選擇。學校清潔用品招標要減少爭議，第一步不是再加三個品牌名，而是把實際工作寫成供應商可以逐項回應的規格。

改稿一：由購物清單改成校園使用地圖

原句：「購買地板清潔劑、洗潔精及消毒用品若干。」

改寫方向：分開列出課室及走廊地面、洗手間非食品接觸面、校務處高接觸位置、茶水間食具、廚房食物接觸面，以及場地程序界定的污染事故。每區附表面材質、污垢類型、使用頻率、現有工具和是否需要沖洗，讓供應商按場景提案。

同一校園也可能有膠地板、木地台、金屬扶手和電子設備外殼；「適合學校」並不是材質規格。撰稿小組應邀請校務、清潔前線、職安或相關負責人一同走場，拍下不明表面並查保養指引。已有管理制度的學校可對照學校清潔用品入庫與領用指南，把採購規格接到現行程序，而非招標後才另想儲存位置。

功能句要同時有工作、對象與結果

例如「用於已確認可濕拖的走廊膠地板，按標籤方法移除一般鞋印及污垢，乾燥後不應有可見大量殘膜」比「強效地板水」可驗收。對食具及廚具，則應列明產品須在標籤上清楚適用於該用途、按指示用量並徹底沖洗；洗潔精去油不等於消毒劑，也不可因校方想簡化品項便把兩個目標混成未有證據的要求。

改稿二：成分與功效欄不寫廣告口號

原句：「殺菌力強、氣味清新、政府認可。」

改寫方向：投標者須提交指定產品的完整名稱、現行中英文標籤、有效成分及濃度（如適用）、建議用途、稀釋或用量、接觸時間、不可用材質、沖洗要求和警告。若作殺菌聲稱，另列證據發出者、測試標準、指定菌種、濃度、接觸時間及報告對應型號。

學校不應把「99.99%」單獨設為通行證。不同測試對象、方法和使用條件不能直接比較；對指定細菌的結果也不能推論為殺病毒、完全無菌或預防疾病。若公開資料缺少關鍵條件，要求投標者補交而不是由校方代填。氣味可以列為使用者接受度考慮，卻不能當作清潔或消毒成效的量度。

「政府認可」、「醫院指定」或「香港製造」等字眼同樣需要精確證明。原產地、品質標誌、測試報告與政府登記是不同類文件；招標要寫出需要哪一種、適用哪個SKU和有效期。避免因某產品頁或舊包裝有宣傳句，便將它升格為全系列、現行批次或官方採購事實。

SDS是安全溝通文件，不是功效證書

規格可要求與投標產品版本相符的SDS，內容至少足以讓校方查閱識別、危害、急救、消防、洩漏、操作儲存、個人防護和運輸資料。評審時要核對名稱、版本及語言是否可供實際使用者理解。SDS齊全不代表產品一定最有效；沒有清楚功效證據時，也不能用SDS填補。

若想先整理市場上清潔用品的用途和包裝，可從清潔用品分類建立候選清單，但分類頁不是招標規格。校方仍要以實物標籤、文件及場景適用性篩選，也不應自行承諾某平台必有特定庫存、批發價、MOQ或帳期。

改稿三：容量要連用量、搬運和分注方法

原句：「每支不少於四公升。」

改寫方向：列出可接受容量範圍或功能需求，並要求提供每件及每箱包裝、滿載搬運資料、樽口或泵頭相容、標籤可讀性、預計月用量的供應方案及儲存要求。容量不是濃度；大桶亦不自動代表成本最低。

小學的清潔工房若層架較窄，過大包裝可能令員工抬舉及分注更困難；多幢校舍若高頻使用，小包裝又可能增加換樽和廢物。招標前用現有領用記錄估算每區月耗量，測量門口、層架和量具，再讓投標者解釋包裝如何配合。若必須分注，規格需同時要求專用泵、工作瓶標籤及SDS所需防濺安排，不可只寫「另送泵頭」。

改稿四：把送貨、驗收與缺貨方案寫入同一章

交付條款要回答六個現場問題

1. 訂單確認後，交期從哪個節點起計，學校假期及繁忙期如何處理？
2. 校門車輛登記、上落貨位置、可收貨日期與時段由誰預約？
3. 分批交貨是否接受，每批最低或最高數量如何配合儲位？
4. 到貨須附哪些送貨單、批次、標籤或文件版本資料？
5. 短缺、錯貨、外箱受損或滲漏時，如何隔離、通報及跟進？
6. 缺貨替代須提交甚麼資料，是否必須經校方書面批准才送出？

替代品不是「同價便可以」。即使同容量，成分、用途、稀釋、接觸時間、材質限制和泵頭也可能改變，會連帶影響風險評估、培訓與工作指引。招標文件應保留拒絕未經批准替代的機制，並說明重新評審所需時間；供應方亦應及早通知，不把決定留給到貨當日保安員。

數量與交期要根據學校真實用量，不宜寫成供應商必須接受某個未經核實的最低訂量或永久固定價格。若需要確認大量訂購、文件及校址配送，可經聯絡頁提交產品、數量、時段和場地限制，將回覆保存為該次採購的紀錄。

改稿五：等效方案必須有同一把尺

原句：「指定A牌或同等。」

改寫方向：列出不可缺少的門檻，例如標籤適用場景、文件完整、必要安全資料、材質相容及交付能力；通過門檻後，再按用途匹配、總使用成本、前線操作、供應穩定、售後和培訓等準則評分。品牌可作識別參考，但不應是唯一可量度條件。

權重和程序必須在看報價前訂好，並配合學校本身的採購政策、批核權限、利益申報及適用規則；本文不能代替校方制度或法律意見。評審人應各自記錄理由，再處理分歧，避免先喜歡某品牌才倒推分數。可參考三份報價加權評分方法設計表格，但每校仍需按風險與政策調整。

樣辦及培訓：寫明目的，避免變成贈品欄

如校方允許樣辦，招標應規定樣辦與擬供貨版本一致、在已選小區按標籤試用、記錄用量、清除污垢、沖洗、乾燥、殘膜、材質反應及前線操作難度。樣辦不能在學生在場時隨意測試，也不能以肉眼驗證殺菌率。試用不合格的處理、剩餘樣辦和資料保留亦要預先說明。

培訓交付可具體列為：核對產品身份、閱讀標籤與SDS、量度或泵頭使用、不可混合項目、防護、洩漏通報、工作瓶標示和版本更新。供應商講解只是其中一環，校方或僱主仍須把內容轉化成場所程序、監督和新員工安排，不能用一場產品示範取代全部職安責任。

完成改稿後，交給一位從未看過原品牌清單的人試讀：他能否說出要清潔哪裏、接受甚麼證據、如何報價、怎樣交付、何時算合格？若仍只能回答「大概同某牌差不多」，規格還未寫完。一份好的學校招標不是預先選定樽身，而是讓符合用途與安全要求的方案能被公平比較，並在到貨後按同一把尺驗收。